Gianluigi Bonanomi: «L'IA in azienda c'è già, vietarla non serve»

Gianluigi Bonanomi scrive di tecnologia da quando i modem facevano ancora rumore, e oggi passa buona parte delle giornate in aula a spiegare l'intelligenza artificiale anche a chi la usa già, senza dirlo a nessuno. Sull'IA generativa ha cominciato prima che arrivasse ChatGPT. Gli abbiamo chiesto come dovrebbe muoversi il titolare di un'azienda da 10-50 persone che sull'IA non ha ancora fatto niente.

Dalla redazione all'aula: com'è passato dal giornalismo alla formazione?

«Sono giornalista dal millennio passato e per molti anni ho scritto di tecnologia: prima su riviste e siti di informatica, poi anche libri, oggi sono una trentina. Scrivere di strumenti digitali significa, in fondo, spiegarli: la formazione è stata un'evoluzione naturale.

Dalle pagine sono passato alle aule, prima con i social network e LinkedIn, poi con l'intelligenza artificiale generativa. I primi corsi per la Fastweb Digital Academy li abbiamo lanciati prima che arrivasse ChatGPT, nel novembre 2022, ma non si iscriveva quasi nessuno.

Mi sono concentrato sull'IA perché è la prima tecnologia che riguarda davvero tutti, dall'amministrazione al commerciale, e perché cambia il modo stesso di lavorare con le informazioni.»

Entra in una piccola impresa per un corso sull'IA: che cosa trova, davvero?

«Divido i professionisti in due categorie: quelli che usano l'intelligenza artificiale e quelli che la usano e non lo sanno nemmeno. Quasi sempre in azienda l'IA c'è già, solo che nessuno l'ha introdotta ufficialmente.

Il titolare, che smanetta un po' con ChatGPT, pensa che i collaboratori partano da zero; poi in aula si scopre che metà delle persone usa ChatGPT o Gemini (o peggio, Meta AI e i chatbot cinesi) da mesi, quasi sempre con l'account gratuito personale, sul telefono o a casa. Lo usano per riscrivere email, fare riassunti, tradurre, preparare un'offerta. Oltre, ovviamente, a contestare il bilancio del condominio o a farsi spiegare le analisi del sangue.

Lo fanno di nascosto? Più che altro in silenzio: un po' perché temono di sembrare pigri, e un domani di essere sostituiti, un po' perché nessuno ha mai detto se si può fare. È la cosiddetta shadow AI, e il problema non è che le persone usino l'IA: è che lo fanno senza regole, con account che l'azienda non controlla e magari incollando documenti che non dovrebbero uscire dall'ufficio.

Vietare non serve: l'uso si sposta semplicemente sullo smartphone. Un tempo si diceva bring your own device, ora è bring your own AI.»

Un'azienda che sull'IA è all'anno zero: da dove parte?

«Da una fotografia: un questionario anonimo di cinque minuti per capire chi usa cosa e per quali attività. O ancora prima da un censimento delle attività ripetitive, quelle che richiedono sempre gli stessi dati e gli stessi file. Poi formerei per primi il titolare e due o tre referenti curiosi, meglio se uno per area: saranno loro a trascinare gli altri.

Subito dopo, una formazione di base per tutti su tre cose: l'uso consapevole degli strumenti, l'uso personalizzato (presentarsi all'IA, attivare la memoria, collegare gli strumenti) e come si scrive una buona richiesta. Per i prompt uso un metodo semplice, il G.O.L.: Guida, cioè il ruolo che deve assumere l'IA; Obiettivo, che cosa deve fare; Layout, la forma della risposta.

Nel metodo 4A, che distingue automatismi, azioni programmate, assistenti e agenti, una piccola impresa dovrebbe partire dal primo livello: gli automatismi, cioè standardizzare con l'IA operazioni ripetitive come trasformare gli appunti in un verbale, classificare le richieste, estrarre dati da un documento. Prima però bisogna chiedersi se serve proprio l'IA: a volte abbiamo scelto Google Alert o Power BI.

Poi vengono le azioni programmate, per esempio una rassegna settimanale del proprio settore, e gli assistenti: prima i GPT e i Gem di Gemini, ora le skill che standardizzano le procedure interne. Gli agenti arrivano dopo, quando le basi sono solide: dare autonomia a un sistema senza saperne controllare i risultati è il modo più veloce per farsi male.»

La domanda che ogni titolare fa per prima: quanto tempo serve e, soprattutto, quanto costa?

«Per una prima formazione che lasci qualcosa di concreto bastano poche ore ben fatte. Di solito propongo una giornata da 6 ore, oppure due o tre incontri da 3 ore, che funzionano meglio perché tra un incontro e l'altro le persone provano davvero sul proprio lavoro. L'obiettivo è uscire con una decina di usi immediati, qualche prompt riutilizzabile e le regole su dati e verifiche. Chi vuole andare oltre può arrivare a due o tre giornate, con laboratori sui casi reali dell'azienda e un piano per i 30, 60 e 90 giorni successivi.

Sui costi la risposta onesta è “dipende”: dal numero di persone, dalle ore, da quanta personalizzazione serve. Per una piccola impresa parliamo di un investimento formativo contenuto, a cui aggiungere le licenze aziendali degli strumenti, nell'ordine di qualche decina di euro al mese per utente, rigorosamente con account business. Un consiglio: verificare con il consulente se si possono usare i fondi interprofessionali, che spesso coprono in tutto o in parte la formazione dei dipendenti.»

Regole per i dipendenti: quante ne servono, e quali?

«Poche, chiare e scritte, su una pagina.

1. Solo account approvati dall'azienda. Per lavorare con documenti interni servono le versioni business, come ChatGPT Business, Gemini in Google Workspace o Microsoft 365 Copilot, non gli account gratuiti personali.
2. Classificare le informazioni in pubbliche, interne e riservate, e dire per ciascuna dove possono andare. Dati personali dei clienti e dei dipendenti, contratti, listini riservati, password e credenziali nei chatbot generici non si inseriscono.
3. Anonimizzare prima di caricare, non dopo. Chiedere all'IA di togliere i nomi significa averle già mandato il documento.
4. Tutto ciò che va a un cliente lo rilegge un umano, che se ne assume la responsabilità.
5. Se si sbaglia, il file sbagliato o il dato di troppo, lo si segnala subito a un referente, senza paura.

Una regola che non si può rispettare viene aggirata: meglio poche regole sensate che un regolamento di venti pagine che nessuno legge. O che, peggio, si fa riassumere dall'IA.»

Gli errori che vede più spesso? Senza fare nomi.

1. «Comprare licenze sperando che il resto venga da sé. Senza formazione e senza obiettivi, l'abbonamento serve solo a tradurre due email.
2. Vietare tutto, che produce solo shadow AI.
3. Copiare e incollare le risposte senza verificarle. L'IA scrive bene anche quando sbaglia, e proprio per questo è insidiosa.
4. Fare un corso uguale per tutti, magari solo sui “prompt magici”, invece di lavorare sui documenti e sui processi di ciascun reparto.
5. Non misurare. Se non so quanto tempo richiedeva un preventivo prima, non saprò mai se adesso ne richiede meno.
6. Avere fretta di arrivare agli agenti prima di saper usare bene un assistente.»

E se un titolare volesse cominciare domani mattina, senza spendere un euro?

«Domani mattina, a fine riunione, fate al team una domanda semplice: “Chi di voi usa già l'intelligenza artificiale, e per fare cosa?”. Senza giudicare, anzi ringraziando chi lo fa. Scoprirete casi d'uso che non immaginavate e le persone più curiose, che saranno i futuri referenti.

Poi scegliete insieme a loro una sola attività ripetitiva che vi fa perdere tempo ogni settimana, per esempio i verbali delle riunioni o le risposte alle richieste più frequenti, e provate per quindici giorni a farla con l'IA, usando solo informazioni non riservate. Alla fine misurate il tempo risparmiato. È il primo passo di una strategia, e non costa nulla.»

E se alla domanda «chi usa già l'IA?» alzano la mano quasi tutti, nessun allarme: vuol dire che il punto di partenza c'è già.

Le risposte sono state leggermente adattate per la lettura e riviste insieme all'intervistato.